Digitalisieren
Die Digitalisierung erfolgt über die entsprechenden Scannersystem, je nach formatbedingten Anforderungen. Dabei wird das Blatt digital erfasst und durch Software
im Hintergrund automatisch verarbeitet.
Dabei können sämtliche Dateiformate erzeugt werden. Von PDF-A über JPEG oder sonstige gewünschte Formate —> nachverfolgen
Integration
Es bestehen verschiedene Möglichkeiten
die Dateien in eine Datenbank zu integrieren oder aber ein eigenes System aufzusetzen.
Für die Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme wird eine Datei generiert (entweder
csv oder ..), die es ermöglicht auf die Dateien zuzugreifen.
Funktionen:
Hierbei handelt es sich um die fortschreitende Einbindung von Software, um händische
Arbeit zu ersetzen und Bearbeitungszeit, sowie Fehleranfälligkeiten zu reduzieren,
wobei gleichzeitig Kosten gesenkt werden. Dabei wird außer der bereits gängigen OCR-Volltexterkennung auf eine Software zurückgegriffen, die eine automatisierte Auswertung/Zuordnung spezifischer (vorher festgelegter) Werte vornimmt. Somit können beispielsweise bei Rechnungen Debitoren, Rechnungssumme u.ä. in einer Datenbank abgelegt werden. Durch eine Schnittstellen-Datei wird die Verknüpfung zu Warenwirtschaftssystemen geschaffen